Il ricevimento merci, nel mondo della logistica, è un’attività delicata, time-consuming e spesso foriera di errori. In particolare, la verifica del documento di trasporto rispetto al corrispondente ordine emesso è un processo che richiede parecchio tempo uomo: la cosiddetta “spunta” delle righe del DDT, infatti, si rivela un’attività ripetitiva, monotona e allo stesso tempo delicata e complessa. La fretta ormai imperante, le continue interruzioni per svolgere altre attività, elenchi con righe in ordine diverso rispetto all’ordine sono fra le cause più frequenti di errori, perdite di tempo e, di conseguenza, costi di gestione elevati.

Una soluzione software

C’è però una soluzione software che da oggi risolve queste problematiche: si chiama SpuntaDoc ed è stata sviluppata da due aziende italiane, Unconventional Systems and Solutions, società operante nella consulenza e integrazione di soluzioni in ambito logistica, e Recogniform Technologies, azienda che opera nello sviluppo di software di lettura ottica per l’estrazione dati da modulistica e documenti. La componente software è affiancata dall’esperienza di Epson, produttore di scanner professionali in grado di assicurare la miglior qualità delle immagini dei documenti di trasporto scansionati, elemento fondamentale ai fini del raggiungimento del più alto livello possibile di automazione.

Poche e semplici operazioni

Il funzionamento di SpuntaDoc è semplice: l’operatore posiziona il documento di trasporto (anche multipagina) nello scanner documentale Epson e preme il pulsante di avvio inserendo l’ordine (o gli ordini) di riferimento: il software “legge” il contenuto del DDT, e in pochi secondi lo confronta in automatico – riga per riga – con l’ordine. Se al termine dell’elaborazione il riscontro è positivo al 100%, la procedura si conclude con un messaggio che notifica l’esito positivo; qualora risultino delle incongruenze, il messaggio segnala la necessità di effettuare ulteriori controlli avviando una fase di verifica a video.

Messo a punto sul campo per essere un aiuto concreto, SpuntaDoc ha un’interfaccia estremamente intuitiva in tutte le fasi di lavoro: in particolare, durante la verifica il monitor mostra sulla sinistra il contenuto del DDT e sulla destra i dati relativi all’ordine; ogni riga del DDT viene virtualmente associata alla relativa riga sull’ordine ed è rappresentata in verde in caso di corrispondenza OK, o in rosso qualora sia necessario il controllo da parte dell’operatore.

Un aiuto concreto per ridurre errori e costi

Grazie alla comoda interfaccia visuale, la verifica di eventuali dati discordanti è semplice e immediata; una volta gestite le anomalie correggendo o confermando quanto a video, la procedura si conclude acquisendo le modifiche a chiusura dell’attività. Terminata la fase di controllo, parte un flusso di output che produce un report con le sole anomalie riscontrate, la stampa del ddt con le spunte grafiche e il flusso DESADV verso il gestionale.

Il risultato è una riduzione di almeno il 50% dei tempi di controllo e verifica del documento di trasporto (DDT), in linea con le attuali esigenze di ottimizzazione e digitalizzazione dei processi in un settore in cui diventa sempre più fondamentale la necessità di operare in tempi rapidi e senza errori.